Las actas de la comisión negociadora del plan de igualdad son documentos importantes. Más de lo que en principio se podría pensar. Es cierto que la redacción de las actas puede constituir una tarea poco gratificante, especialmente cuando a quien le toca le obliga a realizar dos acciones simultáneas: la redacción y la negociación. No obstante, hay que hacerlo, sí o sí.
1. Actas de la comisión negociadora del plan de igualdad
La base de todo lo que vamos a contar a continuación sobre las actas de la comisión negociadora se encuentra en estas dos normas. Sólo son dos artículos, pero son importantes:
- Real Decreto 713/2010, de 28 de mayo, sobre registro y depósito de convenios y acuerdos colectivos de trabajo, artículo 7.
- Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre, por el que se regulan los planes de igualdad y su registro, artículo 5.
Índice de contenidos
2. Composición de la Comisión Negociadora
Es necesario comenzar por analizar la composición de la Comisión Negociadora porque es la actividad de esta comisión la que va a ser recogida en las actas. También son las personas que integran esta comisión quienes deben de firmar las actas de la comisión negociadora del Plan de Igualdad.
Representación legal de las personas trabajadoras
En primer lugar hay que tener en cuenta que los planes de igualdad deberán ser objeto de negociación con la representación legal de las personas trabajadoras (RLT). Para ello es necesario constituir una comisión negociadora. Esta comisión, que deberá de ser paritaria, estará formada por la representación de la empresa y la de las personas trabajadoras (RLT).
En segundo lugar, no se puede olvidar que la composición de la parte social en la comisión debe de ser proporcional a su representatividad. La representación social contará con un máx. de seis personas por cada parte en el caso de que no exista RLT. Si existen centros de trabajo con RLT y otros sin ella, el número máximo de representantes será de trece.
Composición equilibrada entre mujeres y hombres
Y por último y en tercer lugar, deberá promoverse la composición equilibrada entre mujeres y hombres en cada una de las partes: la parte social y la parte empresarial.
¡Ojo! la norma dice «deberá promoverse». Es decir la obligación de tener una comisión paritaria por sexo se cumple con intentarlo. No siempre es posible.
¡Ojo! la norma obliga a promover la paridad. Si la empresa cumple con esta obligación (la de promover), es suficiente.
3. Presidencia y Secretaría de la comisión negociadora
Aunque no es obligatorio, si es recomendable elegir a una persona para que ocupe la presidencia y a otra para que ocupe la secretaría.
Por agilizar la marcha de la negociación es recomendable que la presidencia recaiga sobre la empresa y la secretaría sobre la parte social.
Esto es así porque desde la presidencia se convocan y moderan las reuniones y es más fácil para la empresa que para la parte social conocer la disponibilidad horaria de todas las personas que participan en la negociación (vacaciones, agendas, horas de crédito sindical, etc.).
También es más fácil para la empresa el acceso a los datos de contacto y la forma realizar las comunicaciones —en no pocas ocasiones se realizan por medio del correo, plataforma o intranet de empresa—.
La principal función de la secretaría será redactar las actas y firmarlas con el “VBº” de la presidencia. La custodia de las mismas no presenta problema porque si se envían por correo electrónico cada parte puede guardar una copia.
¡Recuerda! ésta es una opción pero hay otras y también son válidas. Por ejemplo:
- La presidencia y la secretaría pueden recaer sobre la misma persona.
- La presidencia y la secretaría pueden ostentarla sólo una de las partes; la parte social o la empresa.
No es obligatorio que la comisión tenga presidente/a y secretario/a, pero sí resulta conveniente.
4. Las actas del plan de igualdad ¿son obligatorias?
La respuesta es: Sí.
RD 901/2020, artículo 5
El art. 5.5. del RD 901/2020 establece: “Durante el proceso de negociación, se levantará acta de cada una de las reuniones de la negociación, que deberán ser aprobadas y firmadas con manifestaciones de parte, si fuera necesario”.
Por otro lado, el mismo artículo en el punto 6 señala: “Las partes deberán negociar de buena fe, con vistas a la consecución de un acuerdo. Dicho acuerdo requerirá la conformidad de la empresa y de la mayoría de la representación de las personas trabajadoras que componen la comisión”.
Y, finalmente, añade: “El resultado de las negociaciones deberá plasmarse por escrito y firmarse por las partes negociadoras para su posterior remisión a la autoridad laboral competente, a los efectos de registro y depósito y publicidad en los términos previstos reglamentariamente”.
RD 713/2010, artículo 7
El art. 7 del RD 713/2010 informa que junto a la solicitud de inscripción deberá presentarse la siguiente documentación:
a) Texto original del plan de igualdad, acuerdo o comunicación firmado por los componentes de la comisión negociadora o de la parte que formula la solicitud.
b) Para la inscripción de los planes de igualdad deberán presentarse las actas de las distintas sesiones celebradas, incluyendo las de la constitución de la comisión negociadora y la firma del plan de igualdad con expresión de las partes que lo suscriban.
Así pues, sí hay que redactar las actas.
Así pues, sí hay que redactar las actas
5. ¿Para qué sirven las actas?
Las actas son muy útiles para demostrar los siguientes hechos:
- Negociación del Plan de Igualdad con la RLT.
- Participación paritaria de la representación de la empresa y la RLT en la comisión negociadora.
- Respeto al principio de proporcionalidad en la composición de la parte social.
- Aplicación del procedimiento de negociación establecido en el art. 89 del Estatuto de los Trabajadores.
- Negociación por los sujetos legitimados y con competencias para la negociación.
- Composición de la comisión negociadora: número, organizaciones participantes, identificación de las personas que integran cada parte, etc.
- Presencia de personas que presten apoyo y asesoramiento especializado en materia de igualdad.
- Composición equilibrada entre mujeres y hombres de cada una de ambas partes.
- Buena fe en el proceso negociador.
- Acuerdos alcanzados y puntos sin consenso.
- Acatamiento de los votos y mayorías necesarias para alcanzar los acuerdos.
- Comparecencia ante órganos de solución autónoma de conflictos en casos de discrepancia.
- Remisión de las actas a la autoridad laboral competente, a los efectos de registro y depósito y publicidad en los términos previstos reglamentariamente.
- Verificar que la RLT ha tenido acceso a la documentación e información que resulte necesaria.
- Garantizar que las personas que intervienen en la negociación gozan de los mismos derechos y obligaciones que las personas que intervinieran en la negociación de convenios y acuerdos colectivos.
- Recordar y garantizar que las personas que integran la comisión negociadora, así como, en su caso, las personas expertas que la asistan deberán observar en todo momento el deber de sigilo con respecto a aquella información que les haya sido expresamente comunicada con carácter reservado.
6. Reuniones presenciales y reuniones no presenciales
Reuniones presenciales
Si las reuniones son presenciales y están todas las partes en el mismo lugar físico no hay problema para redactar o firmar las actas. Si se dispone de ordenador e impresora se pueden incluso firmar al finalizar la reunión. Previamente a la firma se debe de leer para todas las personas asistentes y que éstas muestren acuerdo con el contenido.
Reuniones no presenciales
A veces las reuniones presenciales no son posibles. Los motivos más habituales son:
- Todas las circunstancias provocadas por el COVID 19.
- Cuando las empresas tienen varios centros de trabajo y las personas que forman parte de la comisión se encuentran muy alejadas unas de otras geográficamente.
En estos casos las reuniones se pueden ser por videoconferencia (Meet, Zoom, Teams, Skype, etc.). La ventaja que ofrecen es que se ahorra mucho tiempo y costes en traslado. La desventaja es, posiblemente, la falta de contacto personal entre las partes. Lo cierto es que si estamos habituados a utilizar estas plataformas, posiblemente presenten más ventajas que inconvenientes.
En cualquier caso, si se demuestra necesario o se estima conveniente, se puede realizar una sesiones presenciales y otras por videoconferencias. También un sistema mixto. Algunas personas se reúnen físicamente y, además, con otras por videoconferencia ¡Las posibilidades son múltiples!
En los casos de reuniones no presenciales se puede utilizar la firma electrónica. También existen software o aplicaciones que permiten la firma de documentos en pdf o formato digital.
Quien no tenga firma digital puede:
- Escanear el acta firmada y enviarla a la empresa por email.
- Firmar el acta y enviar una foto realizada con el móvil.
- Responder al correo en el que se ha enviado el acta comunicando la conformidad o no.
Es prudente y muy deseable que las siguientes actas se encuentren firmadas por todas las personas asistentes o que forman parte de la Comisión Negociadora:
- Constitución de la Comisión Negociadora.
- Aprobación del Informe de Diagnóstico.
- Ratificación del Plan de Igualdad.
El resto pueden estar firmadas por quien ocupe la Secretaría con el Visto Bueno del Presidente, si así se acuerda en una reunión y consta en acta o en el reglamento de funcionamiento de la comisión negociadora.
No lo olvides, con el permiso de las personas asistentes, también se pueden grabar las reuniones o realizar una capturación de pantalla.
No lo olvides, con el permiso de las personas asistentes, también se pueden grabar las reuniones o realizar una capturación de pantalla.
7. Las personas que asesoran ¿firman las actas?
RD 901/2020, artículo 5
El artículo 5 del Real Decreto 901/2020 expone que los planes de igualdad deben ser objeto de negociación con la representación legal de las personas trabajadoras. A tal efecto se debe de constituir una comisión negociadora.
En esta comisión deben de participar de forma paritaria la representación de la empresa y la de las personas trabajadoras. Esta comisión negociadora podrá contar con apoyo y asesoramiento externo especializado en materia de igualdad entre mujeres y hombres en el ámbito laboral. Es deseable pero no obligatorio.
Eso sí, quienes intervengan con carácter asesor tienen voz pero no voto.
Indica, además, el mismo artículo que durante el proceso de negociación es necesario levantar acta de cada una de las reuniones de la negociación, que deberán ser aprobadas y firmadas con manifestaciones de partes. Es decir, las actas deben de ser firmadas por las personas con voz y voto de la parte social y de la parte empresarial que formen parte de la comisión negociadora.
El resultado de las negociaciones deberá plasmarse por escrito y firmarse por las partes negociadoras para su posterior remisión a la autoridad laboral competente, a los efectos de registro y depósito y publicidad en los términos previstos reglamentariamente”.
RD 713/2010, Anexo 2
El Anexo 2.V, Hoja estadística del Plan de Igualdad, del Real Decreto 713/2010, de 28 de mayo, sobre registro y depósito de convenios y acuerdos colectivos de trabajo, contempla en el punto 3.8: “ La comisión negociadora ¿ha contado con apoyo y asesoramiento externo especializado en materia de igualdad entre mujeres y hombres en el ámbito laboral? (Sí/No). En caso afirmativo: – De organizaciones sindicales. – De organizaciones empresariales. – De consultoría externa. – De la Administración Pública: • Del Servicio de Asesoramiento para Planes y medidas de Igualdad del Instituto de la mujer. • De otras administraciones”.
En la imagen se ve mejor:
De todo ello se concluye:
- Las personas que realizan el asesoramiento tienen voz pero no voto.
- Las personas que realizan el asesoramiento no son parte de la comisión negociadora.
Por tanto, no es necesario que las personas que realizan funciones de asesoramiento firmen las actas.
